Datenschutzerklärung (23.04.2025)

Hinweis: Mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung bestätigen Sie, dass Sie mindestens 16 Jahre alt sind. Andernfalls senden Sie bitte eine ausdrückliche Erlaubnis zur Nutzung unserer Websites und Apps mit ihrem Namen, dem Namen und Unterschrift ihres Erziehungsberechtigten in digitaler Form an service@vreedback.de oder per Post.

Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.

Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:

• Informationen über uns als Verantwortliche
• Rechte der Nutzer und Betroffenen
• Informationen zur Datenverarbeitung

Informationen über uns als Verantwortliche

Name und Kontaktinformationen des Verantwortlichen

• Verantwortlicher: VReedback GmbH & Co. KG
• Geschäftsführer: Tobias Plock
• Adresse: Albert-Einstein-Str. 1, 49076 Osnabrück, Deutschland
• E-Mail: info@vreedback.de
• Telefon: +49 541 20280 850

Es ist kein Datenschutzbeauftragte/r beim Anbieter bestellt.

Rechte der Nutzer und Betroffenen

• Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht
• auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);
• auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO)
• auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
• auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DSGVO);
• auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO).

Darüber hinaus ist der Anbieter dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Anbieter offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Ebenfalls haben die Nutzer und Betroffenen nach Art. 21 DSGVO das Recht auf

Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch den Anbieter nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

Derlei Widersprüche haben keine Wirkung auf vergangene Datenverarbeitungen und -Speicherungen.

Informationen zur Datenverarbeitung

Ihre bei Nutzung unseres Internetauftritts und unserer Apps verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

Ein Teil der Datenverarbeitung und -übermittlung an die Website bzw. die dahinterliegenden Server findet über Softwareprodukte des Anbieters auf Endgeräten statt, die den datenschreibenden Zugriff auf das Portal über eine separate Anmeldung erhalten. Der Hinweis auf diese Datenschutzerklärung wird separat mit erneutem Einverständnis auf dem Endgerät erfasst.

Als nutzende Person des Webportals und der Softwareprodukte des Anbieters gestatten Sie mit gesondertem Einverständnis bei der Erstanmeldung, dass autorisierte Personen mit administrativem Zugang, z.B. Lehrkräfte, Trainer, Coaches, Zugriff auf ihre Daten (Präsentationen, Analysen, Audio-Inhalte erhalten, um die sachgemäße Funktionalität der Software zu ermöglichen. Die Erlaubnis kann jederzeit widerrufen werden.

Zur Nutzung der über Microsoft Azure auf Servern innerhalb der EU bereitgestellten KI-Services (ChatGPT 4o-mini, 4o-mini transcribe) ist die explizite Zustimmung bei der Erstanmeldung im Online-Portal (portal.vreedback.de) erforderlich (Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies betrifft die Stimme sowie Transkriptdaten des Nutzers. Die Erlaubnis kann jederzeit widerrufen werden.

Beschreibung der dieser Datenschutzerklärung zugrundeliegenden Apps und der Website

• Website:
  • Adresse: schnack.bar
  • Zweck: Informationen und Kontakt
  • Zielgruppe: Schulen, Unternehmen, Endnutzer
• Website:
  • Adresse: portal.vreedback.de
  • Zweck: Verwaltung der Nutzerdaten, Einsicht und Analyse von Trainingsdaten, Benutzerverwaltung
  • Zielgruppe: Schulen, Unternehmen, Endnutzer
• App:
  • Titel: „KommunikationsCenter“
  • Zweck: Training des persönlichen Auftretens vor einem Publikum, Interaktive Echtzeit-Übungen, Erfassung und Analyse von Bewegungs- und Sprachdaten
  • Zielgruppe: Schüler, Berufstätige, Schulen, Trainer und Coaches
  • Verknüpfung: Die App und das Webportal sind miteinander verknüpft, um eine nahtlose Nutzung und umfassende Analyse der Trainingsdaten zu ermöglichen. Die in der App erfassten Daten werden in das Webportal übertragen und dort zur weiteren Analyse und Verwaltung bereitgestellt
• App:
  • Titel: „SprachCenter“
  • Zweck: Training von Sprachen durch KI-gesteuerte Dialogsituationen.
  • Zielgruppe: Schüler, Berufstätige, Schulen
  • Verknüpfung: Die App und das Webportal sind miteinander verknüpft, um eine nahtlose Nutzung und umfassende Analyse der Trainingsdaten zu ermöglichen. Die in der App erfassten Daten werden in das Webportal übertragen und dort zur weiteren Analyse und Verwaltung bereitgestellt
• App:
  • Titel: „DialogCenter“
  • Zweck: Training von berufs- und alltagsrelevanten Dialogsituationen durch KI-gesteuerte Avatare.
  • Zielgruppe: Schüler, Berufstätige, Schulen, Unternehmen, Trainer und Coaches
  • Verknüpfung: Die App und das Webportal sind miteinander verknüpft, um eine nahtlose Nutzung und umfassende Analyse der Trainingsdaten zu ermöglichen. Die in der App erfassten Daten werden in das Webportal übertragen und dort zur weiteren Analyse und Verwaltung bereitgestellt
• App:
  • Titel: „VReedback ProTrainer“
  • Zweck: Training des persönlichen Auftretens vor einem Publikum, interaktive Echtzeit-Übungen, Erfassung und Analyse von Bewegungs- und Sprachdaten, u.U. mit KI-gesteuerten Avataren.
  • Zielgruppe: Berufstätige, Unternehmen, Trainer und Coaches
  • Verknüpfung: Die App und das Webportal sind miteinander verknüpft, um eine nahtlose Nutzung und umfassende Analyse der Trainingsdaten zu ermöglichen. Die in der App erfassten Daten werden in das Webportal übertragen und dort zur weiteren Analyse und Verwaltung bereitgestellt

Erhobene Daten

Website:

• Personenbezogene Daten:
  • Name: Kontaktformular sowie ermöglicht die persönliche Ansprache und Identifikation des Nutzers.
  • E-Mail-Adresse: Wird verwendet für Kontaktformular, Registrierung, Login, Kommunikation und Passwort-Wiederherstellung.
  • IP-Adresse: Dient der IT-Sicherheit, zur Betrugsprävention und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Nutzungsdaten:
  • Logdateien: Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp, Internet-Service-Provider (ISP), Datum/Uhrzeit-Stempel, Verweis-/Ausstiegsseiten und ggf. die Anzahl der Klicks zur Analyse von Trends, zur Verwaltung der Website, zur Nachverfolgung der Benutzerbewegung auf der Website und zur Sammlung demografischer Informationen.
  • Cookies: Informationen zur Benutzerkennung und -präferenzen.

Apps:

• Personenbezogene Daten:
  • Name: Ermöglicht die persönliche Ansprache und Identifikation des Nutzers.
  • E-Mail-Adresse: Registrierung, Login, Kommunikation und Passwort-Wiederherstellung.
  • Stimme: Ermöglicht Analyse von Transkript sowie Stimmparametern (Lautstärke, Modulation, Geschwindigkeit); Werden zur Interaktion mit KI-gesteuerten Avataren durch KI-Dienste von Microsoft Azure verwendet (per Datenverarbeitungsnachtrag, Verarbeitung und Datenspeicherung in der EU). Stimmdaten werden explizit NICHT zur Identifikation eines Nutzers durch VReedback oder Andere genutzt.
• Nutzungsdaten:
  • Blickrichtung, Handbewegungen, Laufstrecken: Ermöglichen die Nachverfolgung der Bewegungen des Nutzers innerhalb der VR-Umgebung zur Analyse.
  • Stimme, Sprechlautstärke, Sprechtempo, Transkript, Sprachmelodie, Audioaufnahmen:
    • Werden zur Analyse und Verbesserung der Präsentationsfähigkeiten des Nutzers verwendet.
    • Werden zur Interaktion mit KI-gesteuerten Avataren durch KI-Dienste von Microsoft Azure verwendet (per Datenverarbeitungsnachtrag, Verarbeitung und Datenspeicherung in der EU).
• Hochgeladene Daten:
  • Präsentationen in Form von PDF-Dateien: Diese werden in der VR-Umgebung angezeigt. 

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zweck:

• Website:
  Verwaltung der Nutzerdaten, Einsicht und Revision der Analyse von Trainingsdaten durch die nutzende Person sowie dritte autorisierte Personen, Benutzerverwaltung, IT-Sicherheit, Betrugsprävention.
• Apps:
  Revision der Analyse durch den Nutzer, Vertragserfüllung, Echtzeit-Spracherkennung, Verbesserung und Weiterentwicklung der Dienstleistungen, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Funktion.

Rechtsgrundlage:

• Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Nutzers.
• Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Datenverarbeitung ist notwendig für die Erfüllung eines Vertrags mit dem Nutzer.
• Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Die Verarbeitung erfolgt aufgrund eines berechtigten Interesses, zum Beispiel zur IT-Sicherheit und zur Verbesserung des Angebots.

Drittanbieter und Datenweitergabe

Weitergabe an Dritte

• App: Das Live-Bild aus der VR-App wird mit einmaliger, gesonderter Zustimmung an durch die Auftragnehmerorganisation (Unternehmen, Schule, Coach etc.) bestimmte autorisierte Personen übermittelt, um die richtige Anwendung der App sicherzustellen.
• Webportal: Die Analysedaten im Webportal werden mit einmaliger, gesonderter Zustimmung durch die Auftragnehmerorganisation (Unternehmen, Schule, Coach etc.) bestimmten autorisierten Personen zur Verfügung gestellt, damit diese die Lernfortschritte der Nutzer nachverfolgen können. Bei der Nutzung unserer Anwendungen und Websites ist die Nutzung durch Lehrkräfte, Autoritätspersonen etc. zur Beurteilung des Nutzers verboten. Die Anwendungen haben ausschließlich weiterbildenden Charakter -keinen prüfenden.
• Dritte Personen ohne Zusammenhang zur bezahlenden Organisation haben keinen Zugriff auf die Daten.
  

Da die Weitergabe an Dritte der Vertragserfüllung dient, ist die Rechtsgrundlage für diese Weitergabe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die uns erteilte Einwilligung in die jeweilige Weitergabe können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen. Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist.

Datenübertragung in Drittländer

Personenbezogene Daten werden nicht an Drittländer übertragen. Die Datenverarbeitung und Speicherung findet in auf Servern von Hetzner GmbH (Deutschland), Netcup GmbH (Deutschland) und Micrsoft (EU) statt.

Speicherdauer

Die Daten werden standardmäßig für eine Dauer von 6 Monaten gespeichert und dann automatisch gelöscht. Der Nutzer hat die Möglichkeit, die Daten eigenständig zu löschen oder dies auf Anfrage beim Anbieter zu veranlassen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden selbstverständlich eingehalten.

Cookies

Zur Einholung einer Einwilligung zum Einsatz von technisch nicht notwendigen Cookies auf der Website, setzt der Anbieter einen Cookie-Manager ein.

Bei dem Aufruf der Website wird ein Cookie mit den Einstellungsinformationen auf dem Endgerät des Nutzers abgelegt, sodass bei einem weiteren Besuch die Abfrage in Bezug auf die Einwilligung nicht erfolgen muss. Das Cookie ist erforderlich, um eine rechtskonforme Einwilligung des Nutzers einzuholen. Die Installation der Cookies kann der Nutzer durch Einstellungen seines Browsers verhindern bzw. beenden.

Sitzungs-Cookies/Session-Cookies

Wir verwenden mit unserem Internetauftritt sog. Cookies. Cookies sind kleine Textdateien oder andere Speichertechnologien, die durch den von Ihnen eingesetzten Internet-Browser auf Ihrem Endgerät ablegt und gespeichert werden. Durch diese Cookies werden im individuellen Umfang bestimmte Informationen von Ihnen, wie beispielsweise Ihre Browser- oder Standortdaten oder Ihre IP-Adresse, verarbeitet. Durch diese Verarbeitung wird unser Internetauftritt benutzerfreundlicher, effektiver und sicherer, da die Verarbeitung bspw. die Wiedergabe unseres Internetauftritts in unterschiedlichen Sprachen oder das Angebot einer Warenkorbfunktion ermöglicht.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b.) DSGVO, sofern diese Cookies Daten zur Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung verarbeitet werden. Falls die Verarbeitung nicht der Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung dient, liegt unser berechtigtes Interesse in der Verbesserung der Funktionalität unseres Internetauftritts. Rechtsgrundlage ist in dann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Mit Schließen Ihres Internet-Browsers werden diese Session-Cookies gelöscht.

Drittanbieter-Cookies

Gegebenenfalls werden mit unserem Internetauftritt auch Cookies von Partnerunternehmen, mit denen wir zum Zwecke der Werbung, der Analyse oder der Funktionalitäten unseres Internetauftritts zusammenarbeiten, verwendet.

Die Einzelheiten hierzu, insbesondere zu den Zwecken und den Rechtsgrundlagen der

Verarbeitung solcher Drittanbieter-Cookies, entnehmen Sie bitte den nachfolgenden

Informationen.

Beseitigungsmöglichkeit

Sie können die Installation der Cookies durch eine Einstellung Ihres Internet-Browsers

verhindern oder einschränken. Ebenfalls können Sie bereits gespeicherte Cookies jederzeit löschen. Die hierfür erforderlichen Schritte und Maßnahmen hängen jedoch von Ihrem konkret genutzten Internet-Browser ab. Bei Fragen benutzen Sie daher bitte die Hilfefunktion oder Dokumentation Ihres Internet-Browsers oder wenden sich an dessen Hersteller bzw. Support. Bei sog. Flash-Cookies kann die Verarbeitung allerdings nicht über die Einstellungen des Browsers unterbunden werden. Stattdessen müssen Sie insoweit die Einstellung Ihres Flash-Players ändern.

Auch die hierfür erforderlichen Schritte und Maßnahmen hängen von Ihrem konkret genutzten Flash-Player ab. Bei Fragen benutzen Sie daher bitte ebenso die Hilfefunktion oder Dokumentation Ihres Flash-Players oder wenden sich an den Hersteller bzw. Benutzer-Support. Sollten Sie die Installation der Cookies verhindern oder einschränken, kann dies allerdings dazu führen, dass nicht sämtliche Funktionen unseres Internetauftritts vollumfänglich nutzbar sind.

Nutzer können ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies jederzeit über unser Cookie-Management-Tool widerrufen.

Kundenkonto

Registrierungsfunktion

Falls Sie über unseren Internetauftritt ein Kundenkonto bei uns anlegen, werden wir die von Ihnen bei der Registrierung eingegebenen Daten (also bspw. Ihren Namen, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse) ausschließlich für vorvertragliche Leistungen, für die Vertragserfüllung oder zum Zwecke der Kundenpflege (bspw. um Ihnen eine Übersicht über Ihre bisherigen Bestellungen bei uns zur Verfügung zu stellen oder um Ihnen die sog. Merkzettelfunktion anbieten zu können) erheben und speichern. Gleichzeitig speichern wir dann die IP-Adresse und das Datum Ihrer Registrierung nebst Uhrzeit. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt natürlich nicht.

Im Rahmen des weiteren Anmeldevorgangs wird Ihre Einwilligung in diese Verarbeitung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die dabei von uns erhobenen Daten werden ausschließlich für die Zurverfügungstellung des Kundenkontos verwendet. Soweit Sie in diese Verarbeitung einwilligen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Sofern die Eröffnung des Kundenkontos zusätzlich auch vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragserfüllung dient, so ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung auch noch Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die uns erteilte Einwilligung in die Eröffnung und den Unterhalt des Kundenkontos können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen. Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Die Daten werden somit mit Kontolöschung oder nach Ablauf von 6 Monaten automatisch gelöscht. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.

Newsletter

Falls Sie sich für unseren kostenlosen Newsletter anmelden, werden die von Ihnen hierzu abgefragten Daten, also Ihre EMail-Adresse sowie – optional – Ihr Name und Ihre Anschrift, an uns übermittelt. Gleichzeitig speichern wir die IP-Adresse des Internetanschlusses von dem aus Sie auf unseren Internetauftritt zugreifen sowie Datum und Uhrzeit Ihrer Anmeldung. Im Rahmen des weiteren Anmeldevorgangs werden wir Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters einholen, den Inhalt konkret beschreiben und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die dabei erhobenen Daten verwenden wir ausschließlich für den Newsletter-Versand – sie werden deshalb insbesondere auch nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Die Einwilligung in den Newsletter-Versand können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink betätigen.

Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns auf den Servern unseres Server-Provider übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben. Diese so erhobenen Daten werden vorrübergehend gespeichert, dies jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen. Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tage wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

Google Analytics

In unserem Internetauftritt setzen wir Google Analytics ein. Hierbei handelt es sich um einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, nachfolgend nur „Google“ genannt. Der Dienst Google Analytics dient zur Analyse des Nutzungsverhaltens unseres Internetauftritts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Analyse, Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unseres Internetauftritts. Nutzungs- und nutzerbezogene Informationen, wie bspw. IP-Adresse, Ort, Zeit oder Häufigkeit des Besuchs unseres Internetauftritts, werden dabei an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Allerdings nutzen wir Google Analytics mit der sog. Anonymisierungsfunktion. Durch diese Funktion kürzt Google die IP-Adresse schon innerhalb der EU bzw. des EWR.

Die so erhobenen Daten werden wiederum von Google genutzt, um uns eine Auswertung über den Besuch unseres Internetauftritts sowie über die dortigen Nutzungsaktivitäten zur Verfügung zu stellen. Auch können diese Daten genutzt werden, um weitere Dienstleistungen zu erbringen, die mit der Nutzung unseres Internetauftritts und der Nutzung des Internets zusammenhängen. Google gibt an, Ihre IP-Adresse nicht mit anderen Daten zu verbinden. Zudem hält Google unter

https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners

weitere datenschutzrechtliche Informationen für Sie bereit, so bspw. auch zu den Möglichkeiten, die Datennutzung zu unterbinden. Zudem bietet Google unter

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

ein sog. Deaktivierungs-Add-on nebst weiteren Informationen hierzu an. Dieses Add-on lässt sich mit den gängigen Internet-Browsern installieren und bietet Ihnen weitergehende Kontrollmöglichkeit über die Daten, die Google bei Aufruf unseres Internetauftritts erfasst. Dabei teilt das Add-on dem JavaScript (ga.js) von Google Analytics mit, dass Informationen zum Besuch unseres Internetauftritts nicht an Google Analytics übermittelt werden sollen. Dies verhindert aber nicht, dass Informationen an uns oder an andere Webanalysedienste übermittelt werden. Ob und welche weiteren Webanalysedienste von uns eingesetzt werden, erfahren Sie natürlich ebenfalls in dieser Datenschutzerklärung.

Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

• Verwendung von Verschlüsselungstechnologien wie AES-256-CBC für alle auf Servern gespeicherten und verarbeiteten Daten
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Server-Bereitsteller Netcup GmbH (Deutschland) sowie Hetzner GmbH (Deutschland)
• Datenverarbeitungsnachtrag als EU-Standardvertrag mit Microsoft zur Nutzung der KI-Dienste durch Microsoft Azure
• Potenziell Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Auftragnehmerorganisation (Unternehmen, Schule, Coach etc.)
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung unserer Sicherheitsmaßnahmen
• Zugriffsbeschränkungen auf personenbezogene Daten
• Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit personenbezogenen Daten

Änderungen der Datenschutzerklärung

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf geändert werden.

Information über Änderungen: Nutzer werden per E-Mail über wesentliche Änderungen der Datenschutzerklärung informiert. Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website unter https://portal.vreedback.de/datenschutz abgerufen und ausgedruckt werden.

Profiling

Hinweis: Die automatisierte Auswertung der hochgeladenen und eingesprochenen Inhalte stellt eine Form von Profiling dar. Diese Auswertungen dienen ausschließlich der Bereitstellung detaillierter Analysen für den Nutzer und andere autorisierte Personen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Profiling wird eingesetzt, um die Benutzererfahrung zu verbessern und gezielte Trainingsvorschläge zu machen. Es umfasst die Auswertung Ihrer Bewegungs- und Sprachdaten mittels maschineller Lernalgorithmen. Analysen über den Gemütszustand oder der Gesinnung einer Person werden in keiner Form vorgenommen.

Kontaktinformationen

Hinweis: Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht erfüllt sind. Bei Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Aufgrund der Unternehmesgröße (unter 20 Mitarbeiter) sowie einer eigens durchgeführten Risikoanalyse muss kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Eine Beschwerde kann unter https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/meldeformulare/online_beschwerde/, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Tel. +49 511 120-4500.

beim Datenschutzbeauftragten des Landes Niedersachsen abgegeben werden:

https://www.generator-datenschutzerklärung.de

Muster-Datenschutzerklärung der Anwaltskanzlei Weiß & Partner www.bewertunglöschen24.de

Privacy Policy (23.04.2025)

Note: By agreeing to this Privacy Policy you confirm that you are at least 16 years old. If you are younger, please e-mail explicit permission to use our websites and apps — stating your name as well as the name and signature of your legal guardian — in digital form to service@vreedback.de or via postal services.

We only process personal data (hereinafter simply “data”) to the extent necessary and for the purpose of providing a functional and user-friendly online presence, including its content and the services offered there.

Under Art. 4 (1) of Regulation (EU) 2016/679, the General Data Protection Regulation (“GDPR”), “processing” means any operation or set of operations performed on personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

The following Privacy Policy explains in particular the nature, scope, purpose, duration and legal basis of the processing of personal data where we alone—or together with others—decide on the purposes and means of processing. It also informs you about the external components we use for optimisation and for improving user experience, insofar as third parties process data on their own responsibility.

Structure of this Privacy Policy

1. Information about us as the data controller
2. Rights of users and data subjects
3. Details of data processing

1. Information about us as the data controller

Controller: VReedback GmbH & Co. KG
Managing Director: Tobias Plock
Address: Albert-Einstein-Str. 1, 49076 Osnabrück, Germany
E-mail: info@vreedback.de
Phone: +49 541 20280 850

No data-protection officer is appointed.

2. Rights of users and data subjects

With regard to the data processing described in more detail below, users and data subjects have the right

• to confirmation of whether data concerning them is being processed; to information about that data; to further details of the processing; and to a copy of the data (Art. 15 GDPR);
• to rectification or completion of incorrect or incomplete data (Art. 16 GDPR);
• to immediate erasure of data concerning them (Art. 17 GDPR) or, alternatively, to restriction of processing where erasure is not yet possible (Art. 18 GDPR);
• to receive their data and to transmit it to other providers/controllers (Art. 20 GDPR);
• to lodge a complaint with the supervisory authority if they believe that data concerning them is processed in breach of data-protection law (Art. 77 GDPR).

The controller is further obliged to inform all recipients to whom data has been disclosed of any rectification or erasure of data or restriction of processing pursuant to Arts. 16, 17 (1), 18 GDPR, unless this proves impossible or would involve disproportionate effort. Users have a right to information about these recipients.

Under Art. 21 GDPR, users and data subjects also have the right

• to object to future processing of data concerning them where the data is processed under Art. 6 (1) (f) GDPR—particularly to processing for direct-marketing purposes.

Objections to future processing of data have no impact on past processing and storage of data.

3. Information on data processing

Data processed when you use our website and apps is erased or blocked as soon as the purpose of storage no longer applies, provided that no statutory retention obligations prevent erasure and unless specific procedures are described below.

Some data processing and transmission to the website or backend servers occurs via our software products on end devices that gain write access to the portal through a separate login. Reference to this Privacy Policy and renewed consent are obtained on the end device.

When you first sign in to the web portal or our software products, you may separately consent to allow authorised persons with administrative access (e.g. teachers, trainers, coaches) to view your data (presentations, analyses, audio) so the software functions correctly. This consent can be withdrawn at any time.

To use the AI services provided via Microsoft Azure on servers located within the EU (ChatGPT 4o-mini, 4o-mini Transcribe), explicit consent is required during the initial login to the online portal (portal.vreedback.de) (consent pursuant to Art. 6 (1)(a) GDPR). This permission can be withdrawn at any time.

Description of the apps and website covered by this Privacy Policy

Data collected

Website

• Personal data
  • Name – via contact form, for personalised address and identification
  • E-mail address – contact form, registration, login, communication, password recovery
  • IP address – IT security, fraud prevention, compliance
• Usage data
  • Log files – IP, browser type, ISP, timestamp, referrer/exit pages, click counts, etc., for trend analysis, site administration, user-movement tracking and demographics
  • Cookies – user identifiers and preferences

Apps

• Personal data
  • Name – personalised address and identification
  • E-mail address – registration, login, communication, password recovery
  • Voice – analysis of transcript and vocal parameters (volume, modulation, speed); interaction with AI avatars via Microsoft Azure AI services (data processing agreement, processing and storage in the EU). Voice data will expressly not be used by VReedback or any third party to identify a user.
• Usage data
  • Gaze direction, hand movements, walking paths – tracking movements in VR for analysis
  • Voice, volume, speech rate, transcript, prosody, audio recordings – analysing and improving presentation skills; interaction with AI avatars via Microsoft Azure AI services (data processing agreement, processing and storage in the EU). Voice data will expressly not be used by VReedback or any third party to identify a user.
• Uploaded data
  • Presentations (PDF) – displayed within the VR environment

Purpose and legal basis of processing

Third-party services and data sharing

• Apps: The live VR feed may be transmitted—only with separate, one-time consent—to authorised persons designated by the contracting organisation (company, school, coach, etc.) to ensure correct app use.
• Web portal: Analysis data may—again with separate, one-time consent—be made available to authorised persons so they can track users’ learning progress. When using our applications and websites, teachers or other authority figures are prohibited from employing them to grade or otherwise evaluate users. The applications are intended solely for educational and training purposes, not for examinations or assessments.
• No unauthorised third parties receive access.

Because sharing with third parties serves contract performance, the legal basis is Art. 6 (1)(b) GDPR. Consent to such sharing can be withdrawn at any time with future effect (Art. 7 (3) GDPR). Data is deleted once processing is no longer required.

Transfer to third countries

Personal data is not transferred to non-EU/EEA countries. Processing and storage occur on servers of Hetzner GmbH (Germany), Netcup GmbH (Germany) and Microsoft (EU).

Storage period

Data is stored for six months by default and then deleted automatically. Users can delete data themselves at any time or request deletion by the provider. Statutory retention periods remain unaffected.

Cookies

A cookie manager obtains consent for non-essential cookies. An opt-in cookie is stored on the user’s device so the consent banner does not reappear. This cookie is necessary for lawful consent. Users can disable cookies via their browser settings.

Session cookies

Session cookies improve usability, efficiency and security (e.g. language selection, shopping cart). They are erased when the browser is closed.
Legal basis: Art. 6 (1)(b) GDPR (contract) or Art. 6 (1)(f) GDPR (legitimate interest: functionality).

Third-party cookies

Partner cookies may be used for advertising, analytics or additional functions. Details, purposes and legal bases are provided below.

Cookie management

Users can prevent or delete cookies via browser settings; for Flash cookies, settings must be changed in the Flash Player. Blocking cookies may impair functionality. Consent can be withdrawn at any time via our cookie-management tool.

Customer account (registration function)

Data entered during registration (name, address, e-mail, etc.) is processed solely for pre-contractual measures, contract performance or customer care. IP address and timestamp are also stored. Data is not passed to third parties.

Legal basis: Art. 6 (1)(a) GDPR (consent) and, where applicable, Art. 6 (1)(b) GDPR (contract). Consent can be withdrawn at any time. Data is deleted when no longer required, i.e. upon account deletion or after six months, subject to statutory retention periods.

Newsletter

When you sign up for our free newsletter, we collect your e-mail address and, optionally, your name and address, plus IP, date and time. We request your consent, describe the content and refer to this Privacy Policy. Data is used only for sending newsletters and is not shared.
Legal basis: Art. 6 (1)(a) GDPR.
Consent can be withdrawn at any time via the unsubscribe link or by contacting us.

Server log files

For technical reasons (security and stability), your browser transmits data to our server providers, recorded in log files (browser type/version, OS, referrer URL, pages visited, date/time, IP). Stored temporarily, separate from other data.
Legal basis: Art. 6 (1)(f) GDPR (legitimate interest: improvement, stability, functionality, security). Data deleted after seven days unless needed as evidence.

Google Analytics

We use Google Analytics (Google Ireland Ltd., Dublin, Ireland) to analyse website usage.
Legal basis: Art. 6 (1)(f) GDPR (legitimate interest: analysis, optimisation, economic operation). Usage data (IP, location, time, frequency) is sent to Google servers in the USA, but with IP anonymisation within the EU/EEA. Google provides reports on site activity and may offer other services. IPs are not merged with other data. Details and opt-out options:

• https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners
• Opt-out add-on: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Technical and organisational security measures

• AES-256-CBC encryption for all data stored/processed on servers
• Data-processing agreements with Netcup GmbH and Hetzner GmbH (Germany)
• EU Standard Contractual Clauses (Data Processing Addendum) with Microsoft for Azure AI services
• Possible processing agreements with contracting organisations (companies, schools, coaches)
• Regular review and updating of security measures
• Access restrictions to personal data
• Staff training in handling personal data

Changes to this Privacy Policy

This Privacy Policy may be amended when necessary. Users will be informed of material changes by e-mail. The current version is always available at https://portal.vreedback.de/datenschutz.

Profiling

Automated evaluation of uploaded and recorded content constitutes profiling. It is used solely to provide detailed analyses to users and authorised persons.
Legal basis: Art. 6 (1)(b) GDPR (contract).
Profiling improves user experience and offers targeted training suggestions, analysing movement and speech data via machine-learning algorithms. No assessments of emotional state or political views are made.

Contact information

We are not required to appoint a data-protection officer. For privacy inquiries, please use the contact details above. We have conducted a § 38 BDSG risk assessment showing that no appointment is legally required.

A complaint can be filed with the Data Protection Authority of Lower Saxony at:
https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/meldeformulare/online_beschwerde/

Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Tel. +49 511 120-4500.

Templates from Anwaltskanzlei Weiß & Partner (generator-datenschutzerklärung.de)